Dokumentenmanagement: Konzeption einer Dokumentenverwaltung im mittelständischen Unternehmen

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren und deren Schnittstellen richtig beurteilen zu können. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der Geschäftsprozessschnittstelle zur Geschäftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird anhand von Workflows und einer sekundären Dokumentenverwaltung praktisch dargestellt. Es musste ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Die betrieblichen Abläufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der "Analyse" ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst: - Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle. - Geschäftsprozesse und deren anwendbaren Modelle im Rahmenkonzept. - Workflow zur Wandlung der Prozess-Schnittstelle zur Prozess-Kopplungsstelle. - Dokumentenmanagementsystem (DMS). - Sekundäres DMS für weitere Dokumente. - Ergonomische Anwendung. - Testverfahren für ein DMS. Dieser Ansatz wird auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert. Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozessmodellierung "Reengineering" und "kontinuierliche Verbesserung" werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozess und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die beispielhafte Darstellung eines allgemeinen sekundären DMS soll an dieser Stelle vorgestellt werden. Das hochleistungsfähige Softwaretool bekannt als „Dateienexplorer“ stammt noch aus den Anfängen der Softwareentwicklung. Mit immer wachsenden Mengen von Dateien stellt sich die Frage der Ergonomie dieses Tools und der daraus resultieren praktischen Anwendung. Mit einer Dateiverwaltung der n-ten Unterordner in seiner Vielzahl wirkt dieses Tool scheinbar eher als leistungsfähiger Notverwalter. Eine übersichtliche eindeutige Dateiverwaltung kann in dieser Form kaum realisiert werden. In Anlehnung an ein E-Mail Softwaretool wird ein praktisches Beispiel in Form einer Datenbank vorgestellt. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der "kontinuierliche Verbesserung" ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS in seinen verschiedenen Softwaretools richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluss der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben. Zu allen angewendeten Modellen wird zusätzlich auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können.